Politica de Tratamiento y Proteccion de Datos Personales

1. Objetivo

Establecer los criterios para la recoleccion, almacenamiento, custodia, uso, procesamiento, compilacion, circulacion y supresion de los datos personales y datos sensibles de los titulares, conocidos con ocasion del cumplimiento del objeto social de BioDiversa SAS.

Por tal motivo, BioDiversa SAS adopta las medidas tecnicas y organizativas necesarias para garantizar la proteccion de los datos de caracter personal y sensible, evitando su alteracion, perdida, tratamiento y/o acceso no autorizado, conforme a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demas normas que traten y regulen sobre esta materia.

2. Alcance

Esta politica aplica para toda la informacion personal y sensible registrada en las bases de datos de BioDiversa SAS, quien actua en calidad de responsable del tratamiento.

Aplica a la informacion que es recopilada de los clientes, trabajadores, contratistas, interesados, proveedores, y demas personas que tengan o puedan llegar a tener un vinculo con BioDiversa SAS.

Esta politica cubre tanto el portal web corporativo como la aplicacion movil Agora (disponible para telefonos Android y iOS), a traves de la cual el personal accede a los mismos servicios. Todo lo aqui descrito aplica por igual al uso del portal y de la aplicacion.

3. Obligaciones

Esta politica es de obligatorio y estricto cumplimiento para el personal operativo y administrativo de BioDiversa SAS.

4. Responsable del Tratamiento

BioDiversa SAS, identificada con NIT 901.026.953-1, con domicilio en la Republica de Colombia, actua en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales registrados en sus bases de datos.

• Pagina web: www.biodiversasas.com
• Email: [email protected]

5. Definiciones

• Autorizacion: Consentimiento que da cualquier persona para que las empresas responsables del tratamiento puedan utilizar sus datos personales.
• Dato personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada.
• Dato publico: Datos relativos al estado civil, profesion, oficio o calidad de servidor publico.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular: origen racial, orientacion politica, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biometricos.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operacion sobre datos personales: recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o juridica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

6. Datos que Recolecta y Trata la Aplicacion

Para prestar sus servicios, la aplicacion y el portal de BioDiversa SAS pueden tratar las siguientes categorias de datos, siempre asociadas a la cuenta corporativa del titular:

• Datos de identificacion y de la cuenta: nombre, apellidos, correo corporativo, cargo, area y el identificador interno de usuario. Se usan para autenticar el acceso y operar la cuenta.
• Ubicacion precisa (GPS): unicamente durante una salida de campo abierta que el titular inicia y autoriza de forma expresa. Se detalla en la seccion 7.
• Camara y fotografias: imagenes que el titular captura para inspecciones preoperacionales de vehiculos, reportes de daños y documentacion adjunta. La camara solo se activa cuando el titular lo solicita.
• Contenido del asistente: el texto de los mensajes que el titular escribe en el chat del asistente y los datos que este consulta para responder.
• Datos tecnicos y de dispositivo: direccion IP, tipo de dispositivo y navegador, e identificadores tecnicos de la sesion, junto con registros (logs) de actividad. Se usan para la seguridad del sistema, prevencion de fraude y diagnostico de fallos.

La aplicacion no recolecta datos con fines publicitarios, no vende datos personales y no realiza seguimiento del titular fuera de las finalidades aqui descritas.

7. Tratamiento y Finalidad

Previa autorizacion del titular, BioDiversa SAS podra recolectar, usar, tratar, almacenar, custodiar, intercambiar, manejar o suprimir los datos personales para las siguientes finalidades:

• Comunicarse con el titular
• Cumplir la normativa comercial y contractual
• Gestionar tramites de seleccion, vinculacion y administracion de personal
• Liquidacion de nomina, prestaciones sociales y seguridad social
• Generar reportes ante entidades de control y vigilancia
• Transferir a terceros con quienes se tengan relaciones comerciales para el cumplimiento del objeto social

Geolocalización durante salidas de campo. Si el titular es personal operativo y autoriza expresamente esta finalidad dentro de la aplicación, BioDiversa SAS registra su ubicación únicamente mientras tenga una salida de campo abierta — que el propio titular inicia — con el fin de velar por su seguridad en terreno y conocer la ubicación de los vehículos. Mientras el registro ocurre, la aplicación lo muestra de forma visible mediante una notificación permanente. El registro se detiene al cerrar la salida. El recorrido detallado se conserva por un máximo de 90 días; después se elimina y de la salida solo permanecen su origen, su destino y sus totales. Esta autorización es independiente de la general, puede revocarse en cualquier momento por los canales de la sección 11, y su otorgamiento queda registrado con fecha como prueba.

8. Encargados del Tratamiento y Transferencias Internacionales

Para prestar el servicio, BioDiversa SAS se apoya en proveedores tecnologicos que actuan como encargados del tratamiento. Todos ellos operan infraestructura fuera de Colombia, por lo que el tratamiento implica una transferencia internacional de datos. Los encargados y el dato que cada uno recibe son:

• Resend — envio de correo transaccional. Recibe el nombre, la direccion de correo del destinatario y el contenido de la notificacion (por ejemplo, alertas de seguridad en campo, que pueden incluir coordenadas del sitio).
• Cloudflare (R2) — almacenamiento de archivos. Recibe los documentos que se cargan al sistema: soportes de vehiculos, fotografias de inspeccion y documentacion adjunta.
• Microsoft (Entra ID y Graph) — inicio de sesion corporativo y acceso a archivos. Recibe la identidad del usuario y los datos de los documentos que se consulten o compartan por ese canal.
• Telegram — canal de mensajeria del asistente. Recibe el contenido de los mensajes que el usuario escribe por ese canal y su identificador de Telegram.
• OpenRouter — enrutado del asistente conversacional. No es el destino final: reenvia la consulta al proveedor del modelo de lenguaje. El modelo principal es MiniMax; OpenAI actua unicamente como respaldo si el primero no responde. Reciben el texto que el usuario escribe en el chat y los datos que el asistente consulte para responder.

Los correos de alerta en campo pueden incluir un enlace a Google Maps construido con las coordenadas del evento. BioDiversa SAS no envia esos datos a Google: la consulta la realiza el navegador del destinatario si decide abrir el enlace, momento en el cual las coordenadas quedan expuestas a ese proveedor.

Estas transferencias se realizan al amparo de las autorizaciones del titular y de las obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad exigidas a cada encargado. Esta lista se mantiene actualizada frente al sistema. Un cambio de proveedor, o la incorporacion de uno nuevo, se refleja en una nueva version de este documento.

9. Medidas de Seguridad

BioDiversa SAS aplica medidas tecnicas y organizativas para proteger los datos personales:

• Cifrado en transito: toda la comunicacion entre la aplicacion, el portal y los servidores viaja cifrada mediante HTTPS/TLS.
• Control de acceso: el acceso a los datos esta restringido por autenticacion de cuenta y por separacion logica entre organizaciones, de modo que cada empresa solo ve su propia informacion.
• Registro de auditoria: las acciones sensibles, incluida la autorizacion de geolocalizacion, quedan registradas con fecha como prueba.
• Minimizacion: solo se recolectan los datos necesarios para las finalidades descritas, y el recorrido de campo se elimina automaticamente a los 90 dias.

Ninguna medida de seguridad es infalible; BioDiversa SAS trabaja para mantener salvaguardas acordes con las buenas practicas del sector.

10. Derechos de los Titulares

Conforme al articulo 8 de la Ley 1581, los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorizacion otorgada
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales
• Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion del dato
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

11. Procedimiento para Ejercer Derechos

Para radicar solicitudes, el titular debe enviar comunicacion a [email protected] con:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto
• Descripcion del derecho que desea ejercer
• Firma y numero de identificacion

Termino maximo de respuesta: 15 dias habiles. Si no es posible atender en dicho termino, se informara al interesado con una extension maxima de 8 dias habiles adicionales.

12. Conservacion y Eliminacion de Datos

Los datos se conservan durante el tiempo en que se mantenga el vinculo del titular con BioDiversa SAS y por el plazo adicional que exijan las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cumplidas las finalidades y sin deber legal de conservacion, los datos se eliminan.

El recorrido detallado de las salidas de campo se elimina automaticamente a los 90 dias. Para solicitar la eliminacion de sus datos personales o de su cuenta, el titular puede usar el mismo canal de la seccion 11 ([email protected]). La solicitud se atiende en los mismos terminos, salvo los datos que la ley obligue a conservar.

13. Menores de Edad

La aplicacion es una herramienta de uso interno y laboral, dirigida exclusivamente a personal mayor de edad de BioDiversa SAS. No esta dirigida a menores de edad ni recolecta de forma consciente datos de menores.

14. Vigencia y Cambios a esta Politica

Esta politica rige desde su fecha de vigencia y permanece vigente mientras se traten datos personales para las finalidades descritas. BioDiversa SAS podra actualizarla para reflejar cambios legales, tecnicos o de proveedores; cada actualizacion se publica en esta misma direccion con un nuevo numero de version y fecha. El uso continuado de la aplicacion tras una actualizacion implica el conocimiento de la version vigente.